Ko više voli hibridni rad – poslodavac ili zaposleni? Svaka strana ima svoje favorite u argumentima.  Prvo bi trebalo razlikovati oblike hibridnog rada: postoji stari model u kojem je deo radnika stalno na radnom mestu, a deo stalno radi na daljinu. Taj model je star barem dve decenije, otkako su kompanije krenule sa autsorsovanjem nekih usluga. Klasični hibridni rad je kad svaki zaposleni deo vremena provodi kod kuće, a obavezno je određeno vreme u toku nedelje prisutan u kancelariji. Takav modeli bismo nazvali pandemijskim 2.0 ili 2021, jer je u trendu od prošle godine (pandemijski 1.0 bi bio samo rad od kuće). Postoji i kombinacija ova dva glavna modela.

Godina 2021. je bila prepoznatljiva i kao godina Cancel kulture. Veliki broj zaposlenih je u svetu promenio poslodavca, a među njima čak je 47 odsto onih koji kao razlog odlaska navodi nedostatak hibridnog rada. Generacija Z, koju čine ljudi mlađi od 25 godina, čak izričito traži pretežno rad na daljinu i dve trećine populacije tog uzrasta ne prihvata rad u kancelariji ili sličnom radnom mestu kao jedini model radnog angažmana. S obzirom da je to generacija koja dolazi posle milenijalaca, koji su sada najbrojniji, a koji takođe više glasaju za rad na daljinu uz kraće vreme za radnim stolom sa drugima, odgovor na pitanje da li će hibridni rad biti zauvek je: skoro zauvek.

Kako stalno razvijati i integrisati tim u uslovima rada na daljinu

Kad imate ovakav jedan postulat u postavci stvari sa zaposlenima i timovima, veoma je važno napraviti listu najvažnijeg što bi trebalo uraditi da ste tim što pre navikne na hibridni rad.

Mi bismo izdvojili sledeće tri najvažnije stvari koje bi trebalo razmotriti i odmah odlučno rešavati:

A) Kako da stvari koje se funkcionalno bolje rade u kancelariji, sada uspešno radimo na daljinu;

B) Kako kulturu rada na daljinu preneti novim članovima tima;

C) Kako oživljavati vrednosti rada i organizacione kulture u hibridnom radu.

Kada je u pitanju rad u kancelariji, ključni poslovni procesi se odnose na timske sastanke, a radi izgradnje osećaja zajedništva i zajedničkog planiranja. Tu je kancelarija favorit i komunikacija na daljinu je ne može nadmašiti. U stvarima u kojima je kancelarija ambijent bez premca su i jedan-na-jedan razgovori o razvoju i karijeri sa fidbekom. Pored toga, ovde spada i učenje mlađih kolega od starijih posmatranjem seniorskih poslovnih situacija ili izvršenja zadataka. Inoviranje i kreativno promišljanje u timu je posebno nenadmašno najbolje u kancelariji. Na kraju tu je i neformalno kancelarijsko vreme i posebno važno – razgovor o konfliktima u timu. Ovo su, dakle, svi plusevi rada na standardnom radnom mestu.

U radu van kancelarije/radu kod kuće najefikasniji smo u individualnom radu, neki u udubljivanju u predmet rada – kada nam treba samoća i mir, dobri smo i u planiranju svojih aktivnosti, u domu prolazi i provera statusa izvršenih zadataka i projekata, a na daljinu može proći i diskusija o aktuelnim prioritetima. Rad na daljinu dozvoljava i međusobnu koordinaciju i podršku – šta ćemo u hodu da menjamo u radu i pristupu.

Da zaključimo, hibridni rad znači pre svega napraviti dobru strukturu dolazaka u kancelariju radi a) izgradnje zajedništva, b) radi učenja i c) radi uvođenja inovacija u radu. Kancelarija treba da postane laboratorija inovativnog rada, učionica i društveni hab članova tima. Tako bi trebalo da bude u idealnim uslovima rada.

Hibridni timovi se prave

Nakon nekoliko važnih sugestija o tome zašto članovi tima sa udaljenih pozicija dolaze u kancelariju i šta bi tu trebalo da očekuju da dobiju u vezi sa hibridnim radom, osnovna poruka je da se svi kancelarijski poslovi mogu prilagoditi radu na daljinu, ali da su susreti u radnom prostoru kompanije neophodni da bi se održavala veza tima.

Organizacije danas imaju osnovni zadatak u transformaciji načina rada, time i poslovanja: kreirati hibridne timove kao osnovu budućih operacija, zarad transformacije rada u dekadi koja dolazi. Hibridni rad u potpunosti može odgovoriti na sve izazove poslovanja danas. Takav način može biti i efikasan i dugoročan.

Da biste bili operativno spremni za tu promenu, potrebno je ustaliti dobre prakse, koje će dati strukturu vašem radu. Predlažemo tri jednostavne i provereno efikasne tehnike.

Tri dobre prakse za rad na daljinu

Osnovna zabluda je verovati da će se novi kancelarijski model rada na daljinu dogoditi sam od sebe, kroz novu praksu i iskustvo. Neće. Da bi se izgradilo zajedništvo, mora se poraditi na postavljanju te građevine, deo po deo.

Jedan od načina može biti Skala vrednosti, koju ćemo primeniti barem jedanput kvartalno. Na skali od 1 do 10 postavićemo pitanje članovima tima koliko su zadovoljni radom na daljinu. Potom, na datu ocenu postaviti im pitanje šta bi to bilo da bude vrednost za jedan više. Ako je 6, šta bi trebalo da se desi da bude 7.

Ako se ništa ne čini da se rad od kuće postavi po pravilima, dešavaće se veći izazovi jer će sve više izgledati članovima tima da rad postaje suvoparan i da ljudi pokazuju da sve manje vremena imaju za timsku komunikaciju.

U Sesiji inoviranja, glavni izazov je inspiracija. U takvim slučajevima greška bi bila samo postavljati pitanje i bez reda diskutovati. Jedno od rešenja je da se tema postavi a onda se svima daje po 10 minuta da razmisle i upišu u chat kanal svoj predlog. Potom ide čitanje, diskusija, pa otvaranje druge runde od 10 minuta za chat komunikaciju. Finalni korak je da sve ideje svi zapišu, pa se u narednim danima izaberu one koje su u fokusu. U nastavku, njih razvijamo i kritički sagledavamo. Da zaključimo, u ovoj tehnici jasno odvajamo generisanje i analiziranje. U posebnoj sesiji se ostavlja diskusija da li i zašto nešto nije moguće.

Postupak onbordovanja, tj. uključenje novih članova tima, takođe je po pravilima moguć u radu na daljinu. U tom timskom sastanku na daljinu, najbolje je pribeći rešenju da članovi tima predstavljaju jedni druge. Novom članu bi trebalo napraviti dvonedeljni plan prisustva sastancima, kako formalnim, tako i manje formalnim i takođe, upoznati ga sa kulturom rada organizacije.

Trajanje je, dakle, osnovna filozofija rada na hibridnim timovima. Ta misao bi trebalo da nam bude vodilja a sticanje rutine, put kojim idemo. Rutinama, zapravo, pravimo dobar ritam tima i na dnevnom, jednako kao na nedeljnom i mesečnom planu.

Građenje ritma tima u različitim vremenskim okvirima.

Korisne tehnike koje možete odmah primeniti:

Na dnevnom/sedmičnom nivou: odredite šta je uži fokus za dnevne i nedeljne zadatke.

Dok na dvonedeljnom planu, najbolje je uraditi presek urađenog, sprovesti merenje učinka za tih 10 radnih dana.

Mesečnim pregledom možemo ocenjivati timski rad i zajednički napredak, ostvarenje zajedničkih ciljeva, a takođe je moguće uraditi refleksiju timskih postignuća, ohrabriti tim da podeli naučene lekcije, radi unapređenja načina rada.

Na dvomesečnom planu možemo uvoditi promene iteracijom, pokrenuti nove projekte i slaviti uspehe na prethodnim, zatvorenim i tekućim projektima.

Kvartalni segment planiranja treba odrediti za postavljanje zadataka u velikim odeljcima, u nosećim stubovima našeg posla.

Kada se u kalendar rada ubace ovakvi redovni timski sastanci i sastanci jedan na jedan, onda to drži timske iteracije kao svojevrsni novi timski dizajn. Što dominacija automatizovanih procesa bude veća, a uticaj veštačke inteligencije presudan za razvoj nove ekonomije, to će timska kohezija biti uslov svih uslova za sticanje i održavanje konkurentske pozicije kompanije. Osrednje interakcije, slučajni susreti, razgovori bez ostvarenog punog potencijala timske saradnje, biće luksuz trošenja vremena i resursa koji može imati veoma visoku cenu.

Više o tehnikama upravljanja hibridnih timova, setovanju ritma tima i drugim korisnim programima i pristupima možete saznati iz naših otvorenih trening programa.