Parkinsov zakon – na tragu problema ili tragu rešenja?

Lepše je znati da sam deo rešenja i da tako doprinosim napredovanju i profitabilnosti organizacije u kojoj radim, nego da sam ja zapravo problem. Ovo razmišljanje me je dovelo do potrebe da osnažim vlastitu odgovornost kroz bolju organizovanost. Želim da imam uvid u zakonitosti sa kojima ću ići ruku pod ruku, kao niz vetar i gde ću upravljajući efikasno svojim vremenom i zadacima postati i ostati deo globalnog uspeha. Suviše megalomanski?

A vi? Koliko često završavate posao do kraja? Koliko uspešno? Koliko dobro kreirate plan za realizaciju vlastitih zadataka i ciljeva? 

Kada imate pred sobom mesec dana da završite zadatak, kako mu pristupate? Puštate li da prođu prve tri nedelje radeći nešto drugo, a onda u poslednjoj nedelji ulažete dodatne sate kako biste ga završili u zadatom roku? Ako je tako, onda ste zasigurno u milosti Parkinsonovog zakona.

Parkinsonovo pravilo glasi da se rad na nekom zadatku raspoređuje kroz onaj vremenski okvir koji smo predvideli za rešavanje tog zadatka. Ukoliko smo za određeni zadatak isplanirali izdvojiti sat vremena, mi ćemo da završiti u tih sat vremena. Na primer, pravimo ručak. Narežemo povrće, operemo meso, upalimo šporet i pustimo da se ulje zagreje na tiganju. Što više vremena imamo, više trošimo na svaku od ovih aktivnosti. Ako želimo, mi možemo skratiti vreme koje trošimo preklapanjem različitih aktivnosti. Možemo početi zagrejavati ulje dok režemo luk. Naročito ako su nam se najavili nenadani gosti koji stižu za manje od sat vremena. No, sve dok imamo vremena, mi ćemo pravljenje ručka razvući. Tako je i sa svim drugim zadacima.

Pojam Parkinsonovog pravila je prvi skovao Cyril Northcote Parkinson u satiričnom eseju koji je napisao za “The Economist” 1955. U njemu opisuje priču o ženi čiji je jedini zadatak u danu poslati razglednicu – zadatak koji zahteva tri minuta. Ali ta žena provede sat vremena tražeći razglednicu, još pola sata tražeći svoje naočale, 90 minuta ispisujući razglednicu, 20 minuta odlučujući hoće li poneti kišobran u šetnju do poštanskog sandučića… i tako sve dok joj ne prođe dan.

Parkinsonovo pravilo čine zapravo dve greške. Prva je odgađanje zadatka ili prokrastinacija, a druga je razvlačenje izvođenja zadatka.

1. Prokrastinacija. Znajući da imate dovoljno vremena, radite polako. Kada dobijete zadatak, vi odmah preračunate u kom vremenu možete da ga završite. Međutim, u prvom momentu, a znajući da imate dovoljno vremena do zadatog roka, vi ne radite na njemu. Tada tek možda osećate malu dozu uznemirenosti, ali ta vas još uvek ne tera da radite. Tek kad se rok približi tenzija pomešana sa izvesnom količinom uznemirenosti, straha, panike i krivice je tolika da ga vi momentalno izvršavate u high alert modu u najkraćem mogućem vremenu. Ne nužno i najkvalitetnije.

Najgori uticaj Parkinsonovog zakona u ovom slučaju nije to što žurite kako se rok približava, već razornost te panike na vaš mentalni i fizički sistem i količina vremena koja mu potrebna da se regeneriše nakon toga. Panika je veća utoliko kad propuštanje roka ima posledice kao što su ugrožavanje vaše karijere, suočavanje s poniženjem ili gubitak novca/poštovanja.

2. Rasipanje vremena i resursa. Verujući da vam treba više vremena nego što je potrebno da izvršite zadatak razvlačite ga (do u nedogled). Na primer, prema vašoj dnevnoj rutini, izdvajate ukupno 45 minuta da operete zube, obrijete se ili našminkate (ko već šta radi), istuširate, doterate i pripremite za dan smatrajući da je toliko potrebno. Ali ako jednog jutra propustite zvuk zvona i ustanete 20 minta kasnije, vi ulazite u dvadesetominutni deficit. Ipak, i pored toga uspevate da završite jutarnju pripremu uredni i spremni za novi dan za samo 25 minuta. Kao i mnogi, moguće je da i vi već sledeći dan integrišući učenje, spavate duže znajući da vam je za jutarnju rutinu dovoljno 25 minuta.

Kako doskočiti Parkinsonovom zakonu:

1. Definišite vreme kojim označavate završetak posla, zadatka ili kraj radnog dana. Na primer, odlučite kako u 20.00 sati prestajete sa radom i provodite vreme sa porodicom. Ako sebi to ne kažete, možete raditi sporijim tempom, ostavljajući mogućnost da posao završite dodatnim satima do kasno u noć. Skraćivanje radnog vremena najbolja je stvar koju možete učiniti kako biste povećali fokus i produktivnost.

Nemojte da pokušavate postaviti nerealne vremenske rokove. Uobičajena greška koju ljudi čine kada čuju za Parkinsonov zakon je postavljanje vremenske linije koja je prekratka za postizanje. Smešno kratki i neobjektivni rokovi samo dovode do razočaranja, frustracije i daljnjeg odugovlačenja. Ne treba zagristi više nego što se može progutati.

2. Nagradite se kad ste obavili zadatak u planiranom roku.

Kako ne biste izvršavali zadatke na autopilotu, već od njih izvukli najbolje, važno je da se nagradite za rezultat. Jedan moj kolega, radnu nedelju i uspešno održane treninge uvek je zaokruživao malim ritualom. Čašom najboljeg vina i pršutom petkom uveče. Nagrada je prilika da sebi damo priznanje na važnost, značajnost, na moć, na jedinstvenost i da rezimiramo uloženo vreme i ponašanje te uvidimo kako ćemo takvo učenje kapitalizovati za sve buduće uspehe pred nama.

3. Izazovite sebe povremeno, da učinite nešto brže, dodajte više vremena za uživanje u plodovima vašeg rada.

Prema Parkinsonovom zakonu, ukoliko imate više vremena nego što vam je potrebno, radićete sporije – sve dok dodeljeno vreme ne prođe – umesto da prihvatite izazov dovršenja zadatka u najkraćem mogućem roku. Sva živa bića imaju tendenciju da troše manje energije. Evolucijski je to povezano sa oprezom i preživljavanjem. Po prirodi težimo da dovršimo zadatak ulažući najmanji mogući napor. No, ako se namerno trudite da radite brže, u velikoj meri ćete smanjiti uticaj Parkinsonovog zakona. Uložite svu svoju energiju posvećujući se zadatku kao što se posvećujete svom specijalnom gostu ili kupcu.

4. Radite u vremenskim intervalima.

Kada imate 10 zadataka za dovršetak, rad u vremenskim intervalima pomaže vam da napredujete prema svima njima. Ako radite na jednom zadatku, vi najčešće čekate da ga završite, a zatim prelazite na sledeći. Umesto toga, postavite vremenski termin za svaki zadatak. Na primer, dodelite 15 minuta za prvi, 30 minuta za drugi, 20 minuta za treći i tako dalje. Ako prekoračite vremensku traku, ostavite zadatak na čekanju i pređite na sledeći. Ako vam vreme dopušta na kraju svih zadataka, možete se vratiti na ono što ste ostavili.

Takav pristup je lakše je definisati  u teoriji, a teže primeniti na dnevnoj bazi. Ali ipak pokušajte imati grubu mentalnu procenu maksimalnog vremena koje biste trebali potrošiti na zadatak. Treba očekivati da ćete vremenom biti bolji. David Allen, savetnik za produktivnost osmislio je metodu GettingThings Done (GTD)  i unutar njega opisao osnovnu metodu „dvominutnog pravila“. Govori da bez odgađanja obavimo svaki zadatak koji možemo obaviti za manje od dve minute. Ovaj princip je još poznat kao princip brze blagajne.

Parkinsonov zakon nije vezan samo za ličnu produktivnost, već se ocrtava i na dinamici  društvenog poretka. Bez obzira u kojim sve okolnostima ćete pronaći svrsishodnost upravljanja, važno je upamtiti da vreme dođe i prođe. Naša moć je da biramo kakav ćemo trag ostaviti u njemu. A trag u vremenu, ovakav ili onakav, uvek ostavljamo, zar ne?